I forbindelse med kommunesammenslåingen fra 1992 ble det bestemt at posthåndtering og journalføring for de fleste sektorene skulle utføres av arkivtjenesten på Sarpsborg rådhus, mens arkivmaterialet ble arkivert ute i sektorene. Ytre virksomheter som skoler, barnehager og sykehjem var ikke med i denne ordningen.

I 2003 ble det innført en sentralarkivordning og Sentralarkivet fikk også ansvaret for arkiveringen for flere sektorer.

I 2005 ble det innført skanning og elektronisk arkiv. Samtidig ble ytre virksomheter som skoler og sykehjem m.fl. innlemmet i sentralarkivfunksjonen. Noen sektorer beholdt arkiver på papir og sakarkivsystemet som elektronisk journal.