Dokumenthåndteringsrutinen beskriver samspillet mellom ledere, saksbehandlere og arkivet. Rutinen gir instrukser om ansvar i dokumenthåndteringen.
For mer informasjon, se dokumenthåndteringsrutiner for saksbehandlere og ledere i Sarpsborg kommune som ligger i Risk Manager (krever at du er innlogget på Sarpsborg kommunes nettverk).

Generelle journalføringsregler i sak/arkivsystemet:
Ved journalføring av inngående og utgående journalposter er det viktig å vite hvilke opplysninger som publiseres på offentlig journal og hvilke opplysninger det er aktuelt å søke på for å finne dokumenter i ettertid.
For mer informasjon, se generelle skriveregler i Public 360 som ligger i Risk Manager (krever at du er innlogget på Sarpsborg kommunes nettverk).

Retningslinjer for bruk av kontorstøtteverktøy og lagring av dokumenter:
Samhandlingsløsninger, som Sarpedia og Office 365, er felles for hele kommunen og gjelder for alle ansatte i Sarpsborg kommune. Retningslinjene skal sikre brukernes tilgang til dokumenter og informasjon, sikre god samhandling og informasjonsdeling både internt og eksternt samt sikre en fornuftig bruk av kommunens IKT-ressurser.
Arkivering skal ikke foregå i samhandlingsløsninger. Arkivverdig dokumentasjon skal journalføres i Public 360 eller dertil egnet sted, eks. fagsystem.
For mer informasjon, se retningslinjer for bruk av kontorstøtteverktøy og lagring av dokumenter som ligger i Risk Manager (krever at du er innlogget på Sarpsborg kommunes nettverk).