Sarpsborg kommune er ett arkivorgan organisert med en felles arkivtjeneste, informasjonsforvaltning. Det daglige arkivarbeidet i saksarkivet utføres av arkivmedarbeidere under faglig ledelse av avdelingsleder for informasjonsforvaltning. Det løpende ansvaret for bevaring av eldre og avsluttede arkiver er tillagt en arkivmedarbeider.

Bystyret fattet i 2009 et prinsippvedtak om at Sarpsborg kommune skulle delta i en felles depotordning i regi av Østfold interkommunale arkivselskap. Sarpsborg kommune er en av 18 deleiere i Østfold interkommunale arkivselskap IKS. Kommunens ferdig ordnede eldre arkiv er delvis avlevert til arkivdepotet hos IKA Østfold.

Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver, og til å holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder både for papirbaserte og elektroniske arkiv. I arkivforskriften § 5-1 er dette fastsatt:
"Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot.
Arkivverket (Riksarkivet og statsarkiva) er arkivdepot for alle statlege organ.
Kommunar og fylkeskommunar skal opprette eigne ordningar for arkivdepot. Som eit minimum skal slike ordningar innebere at det løpande ansvaret for eldre og avslutta arkiv blir plassert ein stad, at ein har til rådvelde nødvendige lokale for å oppbevare arkiva, jf. kap. IV, og at ein etablerer rutinar som ivaretek dei spesifiserte krava til arkivdepot i kapitlet her.

Kommunar og fylkeskommunar kan overføre depotoppgåver til ei interkommunal depotordning."