Avsluttede papirarkiver skal ordnes, listeføres og avleveres til IKA Østfolds depot. IKA Østfold publiserer til Arkivportalen.

Det skal tas uttrekk av avsluttede elektroniske arkiver, fagsystemer som inneholder arkivmateriale osv. Uttrekkene skal avleveres til IKA Østfold.

Oversikter over hvor arkivmaterialet befinner seg finnes hos IKA Østfold, på Arkivportalen og under punktet Arkivoversikt.

Innsyn

Publikum kan få innsyn i arkivmateriale ved å henvende seg til Sarpsborg kommune, eventuelt IKA Østfold, jfr offl § 3. Merk at noe av materialet kan være unntatt offentlighet.

Innsyn kan bare skje ved personlig frammøte hos Sarpsborg kommune. Det kan ikke lånes/bringes ut originalmateriale arkivene.

Forskerinnsyn

Forskere skal søke skriftlig til aktuelt fagdepartement om adgang til innsyn i arkivene. Fagdepartementet avgjør denne type innsyn. De gjør et faglig vedtak og kan sette vilkår for innsynet.

Søknaden skal inneholde spesifisering av materialet det ønskes innsyn i, slik at gjenfinning av materialet blir effektivt.

Forsker skal signere taushetserklæring før det gis tilgang til materiale, jfr. Forvaltningsloven §13 e. Taushetserklæringen skannes og arkiveres som vedlegg til søknaden.

Innsyn kan bare skje ved personlig frammøte hos Sarpsborg kommune. Det kan ikke lånes/bringes ut originalmateriale arkivene.

Etter Offentlighetslovens § 8 er kopiering tillatt i rimelig utstrekning. Forskeren kan selv ta kopi av alle aktuelle dokumenter i saken for å arbeide med kopiene under opphold i arkivet.

Hvis forsker kopierer arkivmateriale skal det skje etter avtale med arkivpersonalet. Kopiert materiale kan holdes tilbake, dersom offentliggjøring vil skade nåværende kommunale interesser og/eller enkeltpersoner.