Dato

Hendelse

Kilde/Merknad

15.03.2019

Fra 15.03.2019 ble det lagt til nye ekspederingskanaler i P360. Fra å ha kun SvarUt er disse valg nå tilgjengelig: SvarUt, SvarUt - sensitiv, Fagsystem internettportal, E-post, signert utskrift. 
Ekspederinger til SvarUt frem til og med 14.03.19 krevde nivå 4 innlogging for å kunne åpne. Derfor vil det stå at dokumentene er levert som SvarUt sensitiv på alle dokumenter som er ekspedert frem til 15.03.19, selv om dokumentene ikke er kategorisert som sensitive.

01.02.2019

Arkivet for kart og oppmåling er fullelektronisk i egen arkivdel i Public 360. Det ble foretatt skarpt periodeskille.

Frem til 31.01.2019

Arkivet for kart og oppmåling er papirbasert. Det har egen papirbasert arkivdel i Public 360. Alle dokumenter med vedlegg ble skannet.

01.11.2018

Programvarerobot ble tatt i bruk for å importere søknadsskjemaer for søknader om elevpermisjoner og søknad om innmelding, endring og oppsigelse av SFO-plass i P360. Roboten henter skjema fra dedikert filområde, oppretter dokument, knytter til rett sak (pr skole/SFO), knytter til folkeregistervalidert kontaktperson, legger til vedlegg og setter status til journalført på rett saksbehandler.

17.07.2018

Fra 17.07.2018 til slutten av august ble ca 27000 filer borte pga. serverproblemer for P360. De fleste av filene ble senere gjenfunnet på back-up. I tillegg ble det mange problemer i 360 sikker sone hvor det ble opprettet doble dokumentnummer mm. Dette har senere blitt ryddet opp i.
11.10.2018 ble systemet friskmeldt igjen.
Møtereferater fra aksjonsgruppa ligger på sak 18/09114 i P360.

25.04.2018

I slutten av april 2018 ble alle dokumenter fra 1/2 dags jobbing borte fra P360 pga. serverproblem. Alle dokumentene måtte skannes (inngående) eller skrives på nytt (utgående).

Fra 01.01.2017

Eiendomsarkivet er fullelektronisk i egen arkivdel i Public 360. Det ble foretatt skarpt periodeskille.

Frem til 31.12.2016

Arkivene til kommunale bygg (BEF + firesifrede tall indikerer eiendommene) og grunneiendommene (gnr/bnr) er arkivert i fysisk arkiv på papir.

2013

Regionale miljøtiltak i jordbruket (RMP): Fra 2013 (søknadsfrist 01.10.2013) journalfører Team landbruk selv alle dokumenter i forbindelse med RMP i fagsystemet eStil. Etter søknadsfristens utløp skriver Team landbruk ut en søkerliste som arkivet journalfører i Public 360.

Fra 01.01.2012

Byggesaksarkiv er fullelektronisk i egen arkivdel i Public 360. Det ble ikke foretatt skarpt periodeskille 01.01.2012, men dette ble gjort i ettertid (01.04.2019). Skillet er satt ved at leverandøren Tieto har flyttet dette i Public 360.

Fra 01.01.2012

Landbruksarkivet er fullelektronisk i egen arkivdel i Public 360.

2009

Søknader om produksjonstilskudd har frem til 2009 blitt arkivert på papir. I 2009 ble søknadene journalført, men ikke skannet. Det er ikke krav om skanning av dokumentene når søknadene blir arkivert på papir. I public 360 ligger det derfor søknader arkivert uten elektroniske filer. Denne rutinen ble endret 2010, så fra 2010 er alle søknader komplette med elektroniske filer.

01.12.2005 - 31.12.2011

Byggesaksarkiv er papirbasert i egen arkivdel i Public 360. Selv om dette arkivet skulle være papirbasert var det også et komplett elektronisk arkiv i tillegg. Alle dokumenter med vedlegg ble skannet.

01.12.2005-31.12.2009

Landbruksarkivet er papirbasert og inneholder arkiv for alle landbrukseiendommer. Det har egen papirbasert arkivdel i Public 360. Alle dokumenter med vedlegg ble skannet.

01.12.2005 - 31.12.2006

I forbindelse med konvertering fra Doculive til SarpSak fra 01.01.2007 ble det foretatt periodisering med skarpt periodeskille. Før periodisering blir foretatt skal alle saker være avsluttet og alle utgående brev skal være ekspedert og journalført. Dette ble ikke gjennomført og dataleverandøren måtte derfor kjøre "script" for å journalføre utgående dokumenter og avslutte alle sakene i Doculive 31.12.2006. Det betyr at saker ble avsluttet uten at arkivet hadde kontroll med at saksmapper, både papirbaserte og elektroniske, var arkivert eller sendt til arkivering.

Ved denne periodiseringen er ikke arkivfaglige krav fulgt i og med at arkivet ikke har hatt kontroll med at avsluttede saker ble sendt til arkivet.
Kvaliteten på det elektroniske arkivet i perioden 01.12.2005 - 31.12.2006 er dårlig, fordi det ikke har vært foretatt arkivfaglig kontroll på utgående dokumenter.

01.12.2005

Innføring av elektronisk arkiv. Ytre virksomheter som skoler og sykehjem m. fl innlemmet i sentralarkivfunksjonen.

Det ble ikke foretatt periodeskille i forbindelse med denne innføringen noe som betyr at databasen i perioden 2003-2006 inneholder både saker som er arkivert på papir og saker som er arkivert elektronisk.

31.12.2002

Skarpt periodeskille. Sentralarkivordningen utvides, og arkiveringen sentraliseres.

01.01.1992

Kommunene Sarpsborg, Skjeberg, Tune og Varteig slås sammen til Sarpsborg kommune. Posthåndtering og journalføring sentraliseres for de fleste sektorer, mens arkiveringen fortsatt er desentralisert.